Ми не будемо говорити про те, що ми спромоглися жити у вік скажених швидкостей. Тому що заплановані справи люди не встигали робити ніколи. То занадто багато хочемо встигнути, то дуже погано плануємо.

Як з цим розібратися і як навчитися ефективно розподіляти свій час — вчить тайм-менеджмент.

Як все встигнути?

Аж ніяк. Все встигнути неможливо. Ви легко переконаєтеся в цьому самі, якщо складете список усього, що потрібно було б зробити, і зробите просте математичне дію — поділіть наявний час на кількість справ.

Домогтися моменту, коли у вас буде нуль завдань, не вийде ніколи. Тому перший крок планування часу — розстановка пріоритетів.

Постарайтеся розкласти всі справи на дві купки — важливі і другорядні. Серед другорядних напевно виявляться зовсім не значні, які можна або не робити взагалі, або доручити комусь іншому. З важливими так не вийде. Тайм-менеджмент пропонує способи, які допоможуть розібратися з ними якомога швидше і з мінімальними незручностями.

Глобальні проекти — слони і швейцарський сир

Сюди можна віднести такі масштабні завдання, як будівництво будинку або дачі, запуск нового виробництва, написання дипломної роботи або дисертації і т. д. Такі завдання в тайм-менеджменті представляються «слонами», яких потрібно з’їсти. Причому приступати до трапези рекомендується негайно, тому що слон має тенденцію до розростання в голові (чим далі, тим проект здається неподъемнее). Починати потрібно з самого смачного (легкої частини проекту), є послідовно й уявляти собі, як тане ця гора м’яса. Що це дає? Розбиття на підзадачі, які виглядають вже не так страшно. Справа йде все швидше, особливо після половини туші.

Якщо вас не надихає слонятина, спробуйте метод швейцарського сиру (це який з великими дірками). Уявіть собі свій глобальний проект, до якого важко підступитися, у вигляді великої сирної головки. Для початку зробіть у ній першу дірку — виконайте будь-яку частину роботи. Потім другу, третю і т. д. На відміну від поїдається в послідовному порядку слона, дірки в сирі можна вигризати в довільному порядку, але обов’язково щодня. Поїдена завдання-сир стає зовсім не страшною і навіть смачною. Метод дуже хороший для розкачки, в якості аперитиву, після якого можна приступати і до слона.

Противні і неприємні справи — жаби

Жабами в тайм-менеджменті прийнято називати завдання, виконання яких не стільки важко, скільки неприємно. Про них і думати-то огидно — не те що є. Однак батьки даної теорії стверджують, що, якщо в списку планів на день є такі жаби, їх потрібно «з’їдати» в першу чергу, причому починати з самою великою, жирною і противною. Разделавшись з нею на початку дня, дихати стає легше, відчувається приплив сил і встигнути вдається набагато більше. В іншому випадку невыполненная обов’язок тисне на психіку, знижує продуктивність і тримає в стресовому стані весь день. А виконувати завдання в підсумку все одно доводиться.

Якщо жаб багато, їх потрібно розподілити на кілька днів, поставивши, знову ж таки, по зростанню і починаючи з найбільшою і противною.

Задачі, що вимагають вибору, — апельсини

Якщо у відомому віршику про апельсин «нас багато, а він один», то в даному випадку багато якраз апельсинів. І кожна задача-апельсин вимагає прийняття певного рішення. Але ми боїмося відповідальності і наслідків. На який район поміняти житло, яку купити машину, куди поїхати відпочити? Страх перед невірним рішенням, в результаті якого воно відкладається на невизначений термін, носить назву «синдрому апельсина».

Шляхів вирішення пропонується кілька.

1. Виділити жорсткий термін прийняття рішення в залежності від глобальності і важливості завдання. Відсоток ризику допущення помилки від цього зміниться мало, зате ситуація жертви обставин змінюється на ситуацію усвідомленого вибору.
2. Жеребкування. Не можете прийняти рішення і точно зважити альтернативи — киньте монетку, кубик, витягніть папірець з капелюха. І ось відповідальність несете вже зовсім не ви, а його величність Випадок! Якщо вам від цього, звичайно, легше.
3. Оцінка балами. Якщо варіантів багато, складається список важливих критеріїв, за якими опрацьовується кожен з них. За позитивну відповідь на кожне питання нараховується бал, за негативну — знімається. Можна навіть призначати за більш важливі пункти більшу кількість балів. Переможе, очевидно, варіант, більше за інших відповідає поставленим завданням. Хороший, об’єктивний метод.
4. Віддати почесну відповідальність комусь іншому. Можна делегувати завдання чоловікові, мамі, начальнику та ін. Тільки дайте собі слово, що не будете нікого критикувати в разі невдачі.

Час на вирішення завдання — помідори

Метод помідора — дітище італійця Франческо Чирилло, який придумав контролювати час підготовки до іспитів з допомогою звичайного кухонного таймера. Волею випадку таймер був стилізований під заводний помідор. Виставлявся він на 25 хвилин, протягом яких не можна було відволікатися і слід було посилено зубрити науку. Потім робився 5-хвилинну перерву. Цикл складався із чотирьох «помідорів», після чого покладалася більш тривала пауза.

Цей метод широко використовується в тайм-менеджменті. Заснований він на здатності людини максимально концентрувати увагу протягом невеликого проміжку часу, зазвичай півгодини. Після цього активність мозкової діяльності плавно, але неухильно знижується, і потрібно «підзарядка» — маленький перерва. Користуючись методом помідора, нерідко вдається буквально «впихнути невпихуєме» — виконати в стислі терміни значний обсяг роботи. Відволікатися під час активної фази не можна. Якщо обсяг вимагає більш 6-7 помідорів, він потребує поділі на підзадачі.

Чому у мене не виходить?

Здавалося б, так все добре розписано і так просто виконати! І ми з радістю намагаємося почати жити по-новому, але… дуже скоро все кидаємо. Чому? Кілька слів про типові помилки планування.

Невміння говорити «ні»

Мова йде не тільки про прохання, з якими звертаються інші, хоча і про них теж. Вміти говорити «ні» потрібно другорядних справах, порожнім спокусам, соціальним мережам, додатковим навантаженням — усього, що заважає виконанню головних завдань. Пустити їх під ніж, залишивши головне. Прокачана здатність говорити тверде «ні» — одна з основ тайм-менеджменту.

Перфекціонізм

Перфекціоніст — це не тільки той, хто кожну справу доводить до досконалості і вилизує, як новонароджене цуценя. Це ще і той, хто сидить на стільці рівно і нічого не робить, тому що умови для початку справи далекі від ідеальних. Чекати, поки складуться зірки, можна нескінченно.

«У мене задзвонив телефон»

Або в скайп прийшло повідомлення з цікавою посиланням, або в столі лежить вкусняшка, або… Можна включити силу волі, але вона працює, як м’яз. Її можна тримати деякий час у напрузі, але вона все одно втомиться. Силу волі можна приберегти на крайній випадок, а в інший час — мінімізувати відволікаючі фактори. Фрілансери іноді йдуть працювати з дому в знімні офіси. Скайп, скриньку і звук телефону можна відключити і перевіряти їх тільки за дозволеним собі розкладом. Можна навіть поставити в браузер заборону на відвідування особливо привабливих сайтів. Кожен опрацьовує свою проблему.

Занадто великі завдання

Справи-брили лякають і здаються непідйомними. Не намагайтеся запланувати з’їсти за рік ціле стадо слонів. Підсвідомість влаштує саботаж, і все ваше планування розвалиться як картковий будиночок.

І, нарешті, цілі!

Якщо довгострокові цілі в тумані або поставлено неправильно, нічого не вийде. Вони повинні бути справжніми, вашими і не диктуватися загальноприйнятими системами цінностей.

Час — єдиний ресурс, перед яким усі рівні і який однаково невосполним для всіх. Можна повернути гроші, здоров’я, статус — час повернути не можна. Той, хто володіє мистецтвом управління цим ресурсом, має величезну перевагу перед іншими людьми. Спробуйте приручити час — і перед вами відкриються неймовірні горизонти реально досяжних можливостей.